Huishoudelijk Reglement

Gevestigd te Roosendaal en ingeschreven in het Verenigingenregister van de Kamer van Koophandel te Breda onder nummer. V 281644

HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Versie 2017-1

Begrippen

Ter wille van de leesbaarheid van dit huishoudelijk reglement worden in de hierna volgende tekst een aantal verkorte begrippen gebruikt waarvan de betekenis luidt:

Heemkundekring = Heemkundekring “De Vrijheijt van Rosendale”.
Bestuur = Het bestuur van voornoemde Heemkundekring.
Leden = De Leden van voornoemde Heemkundering.
Algemene Ledenvergadering = De statutair minimaal een keer per jaar te houden Algemene Ledenvergadering van voornoemde Heemkundekring.
Heemkelder = De ruimte in Mariadal, Vincentiusstraat 7 te Roosendaal waar de Heemkundekring is gehuisvest.
Statuten = De geldende statuten van voornoemde Heemkundekring zoals ze zijn vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering en zijn verleden ten overstaan van een notaris.

Leden

Artikel 1A.

De Heemkundekring kent uitsluitend het persoonlijke lidmaatschap. Er zijn leden, gezinsleden en ereleden.

Artikel 1B.

Aan het erelidmaatschap van de Heemkundekring zoals genoemd in artikel 4 lid 3 van de Statutenwijziging van Heemkundekring De Vrijheijt van Rosendale van 11 september 2006 en in artikel 1A van onderhavig Huishoudelijk Reglement zijn, naast de vrijstelling van betaling van de jaarlijkse bijdrage zoals genoemd in artikel 2 lid 4 van dit Huishoudelijk Reglement, de volgende rechten verbonden;

Ereleden krijgen altijd een persoonlijke uitnodiging voor het bijwonen van de presentatie van een nieuwe uitgave van het tijdschrift van de Heemkundekring alsmede voor andere openingsceremonies en openbare bijeenkomsten die georganiseerd zijn door de Heemkundekring;
Bij ledenactiviteiten en andere openbare bijeenkomsten, die georganiseerd zijn door de Heemkundekring, worden de aanwezige ereleden speciaal verwelkomd;
In een van de algemene ruimtes die bij de Heemkundekring in gebruik zijn worden de namen en afbeeldingen van de ereleden getoond;
In het tijdschrift en in de informatiefolder van de Heemkundekring worden de namen van de nog in leven zijnde ereleden vermeld.

Contributie

Artikel 2.

De hoogte van de contributie van de Heemkundekring wordt, na een daartoe strekkend voorstel van het Bestuur, vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering;
Leden, woonachtig buiten de bebouwde kom van Roosendaal, betalen naast de in lid 1 genoemde contributie, een bijdrage in de portokosten die eveneens, op voorstel van het Bestuur, wordt vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering. Deze bijdrage in de portokosten geldt echter niet voor gezinsleden;
Bij aanmelding op of na 1 juli van een jaar is 50% van de conform artikel 2, de leden 1 en 2, vastgestelde bedragen verschuldigd;
Ereleden zijn vrijgesteld van betaling van zowel de contributie als de eventuele bijdrage in de portokosten.

Werkgroepen

Artikel 3.

De Heemkundekring kent voor verschillende activiteiten aparte werkgroepen;
Op eigen initiatief of dat van de Leden kan, bij voldoende belangstelling, door het Bestuur worden besloten tot de oprichting van een werkgroep. Potentiële leden worden op persoonlijke titel verzocht deel uit te willen maken van een werkgroep;
Naast Leden kunnen ook niet-leden deel uitmaken van een werkgroep. In dat geval is toestemming van het Bestuur vereist;
Beëindiging van lidmaatschap van een werkgroep geschiedt op eigen verzoek, dan wel op verzoek van de meerderheid van de leden van de werkgroep. In dit laatste geval is instemming van het Bestuur vereist. Ook het Bestuur kan zelfstandig een lid van een werkgroep ontslaan. De hierbij te hanteren criteria zijn gelijk aan hetgeen hierna is vermeld over Bestuursbeëindiging in artikel 4 lid 2, Ad artikel 8 lid 5 punt a;
De functies binnen de werkgroep worden door werkgroepleden onderling verdeeld;
Alle activiteiten van de werkgroepen vallen onder de verantwoordelijkheid van het Bestuur. Dientengevolge dient elk lid van een werkgroep zich te houden aan de richtlijnen die zijn opgesteld door de betreffende werkgroep en die zijn goedgekeurd door het Bestuur. Het Bestuur moet zich hiervan kunnen vergewissen door een vertegenwoordiger te benoemen in de werkgroep en het bijwonen van werkgroepbijeenkomsten;
Elke werkgroep kan gebruik maken van de vergaderruimte en overige faciliteiten van de Heemkundekring. De richtlijnen voor het gebruik van die zaken worden vastgesteld door het Bestuur.
De werkgroepen stellen ieder jaar een financiële begroting op. Deze wordt overlegd aan het Bestuur. Het Bestuur beoordeelt en keurt deze begrotingen voorlopig goed. Daarna worden ze verwerkt in de jaarbegroting van de Heemkundekring.

Bestuur

Artikel 4.

De voorzitter en de overige leden van het Bestuur worden benoemd door de Algemene Ledenvergadering en handelen conform de betreffende bepalingen in de Statuten van de Heemkundekring. Conform het bepaalde in de statuten worden de overige functies binnen het Bestuur onderling verdeeld. Het Bestuur kan uit zijn midden plaatsvervangers kiezen voor de voorzitter en de penningmeester.
In artikel 8 lid 5 van de Statuten staan drie redenen voor beëindiging van het lidmaatschap van het Bestuur vermeld.
Ter toelichting volgt een nadere uitwerking van deze redenen:
Ad artikel 8 lid 5 punt a.
Bedoeld wordt de opzegging van het lidmaatschap van de Heemkundekring door het Lid zelf dan wel door het Bestuur. Opzegging van het lidmaatschap door het Bestuur kan geschieden bij onder curatele stelling, het niet nakomen van financiële en/of andere verplichtingen ten opzichte van de Heemkundekring, het in diskrediet brengen van de Heemkundekring en andere, door het Bestuur nader te bepalen, zwaarwichtige redenen;
Ad artikel 8 lid 5 punt b.
Bedoeld wordt de situatie dat het Bestuurslid de functie niet, naar het oordeel van de meerderheid van de overige Bestuursleden, naar behoren uitoefent;
Ad artikel 8 lid 5 punt c.
Bedoeld wordt het einde van de statutaire zittingsduur in het Bestuur en het niet door Bestuur of Leden opnieuw voorgedragen zijn voor benoeming of het, na voordracht, niet herkozen worden als Bestuurslid;
Het Bestuur vergadert tenminste een maal per twee maanden en verder zo vaak als minimaal drie bestuursleden dit nodig achten.
Voor het nemen van geldige bestuursbesluiten is de meerderheid van stemmen vereist in een geldige bestuursvergadering waarbij tenminste de meerderheid van het aantal leden van het Bestuur aanwezig is.
De voorzitter (of diens plaatsvervanger) leidt de leden- en/of bestuursvergaderingen. Hij/zij zorgt met de secretaris en de penningmeester (of hun plaatsvervangers) voor de uitvoering van de besluiten van leden- en/of bestuursvergaderingen.
De Heemkundekring kent de functie van secretaris voor externe zaken. Deze functionaris zorgt voor de in- en uitgaande post, waarvan hij/zij op iedere bestuursvergadering mededeling doet en deze stukken daarna voor 14 dagen ter inzage legt in de Heemkelder.

Daarnaast kent de Heemkundering de functie van intern secretaris. Naast het vervangen van de externe secretaris heeft deze als taak het notuleren van alle Algemene Leden- en Bestuursvergaderingen evenals het opmaken van het jaarverslag. De in- en externe correspondentie evenals de berichtgeving aan de Leden worden in de regel door de externe secretaris verzorgd.

Beloningsbeleid van de vereniging (Deze tekst is toegevoegd na een besluit van de Algemene ledenvergadering van 27 maart 2017).

Bestuurders mogen alleen een vergoeding ontvangen voor gemaakte onkosten ten behoeve van de vereniging. Er worden geen vacatiegelden verstrekt.

Schenkingen

Artikel 5.

In beginsel wordt van alle aan de Heemkundekring geschonken relevante goederen een schenkingsformulier opgemaakt. Daarna worden deze goederen door de fungerende archiefmedewerkers geregistreerd en opgeborgen.
Indien de Heemkundekring geen of niet voldoende deskundigheid voor een juist beheer van het goed heeft dan wordt, indien mogelijk en gewenst in overleg met de schenker, voor een juiste overdracht aan een meer geschikte instantie gezorgd.

Slotbepalingen

Artikel 6.

In alle gevallen waarin door de statuten of door het huishoudelijk reglement niet is voorzien of wanneer de bepalingen daarvan voor meerdere uitleg vatbaar of anderszins onduidelijk zijn, beslist het Bestuur.
Vaststelling en wijzigingen van dit huishoudelijk reglement geschieden bij gewone meerderheid van uitgebrachte stemmen in een geldige Algemene Ledenvergadering.
Dit huishoudelijk reglement staat bekend als versie 2017-1.

Aldus vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering, gehouden op 27 maart 2017.

Voorzitter Secretaris,

R.J.J.M. Konings C.M.W.M. van Rijen – van Eekelen