Privacyverklaring

De Heemkundekring is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven deze privacyverklaring. De Heemkundekring hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.
Indien u lid wordt van Heemkundekring De Vrijheijt van Rosendale, een donatie doet of om een andere reden persoonsgegevens aan ons verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met deze Privacyverklaring te verwerken.

Wij adviseren u om deze Privacyverklaring goed door te lezen en eventueel een kopie daarvan te bewaren voor uw eigen administratie.

Als Heemkundekring De Vrijheijt van Rosendale zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze Privacyverklaring vragen heeft  of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Persoonsgegevens die wij verwerken 

Heemkundekring De Vrijheijt van Rosendale verwerkt persoonsgegevens over u, doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld door het inschrijfformulier.    

• Voorletters en achternaam
• Geslacht
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer
• Overige persoonsgegevens die door uzelf actief zijn verstrekt
• Gegevens over uw activiteiten bij De Vrijheijt van Rosendale
• Foto’s en ander beeldmateriaal

Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Waarom we gegevens nodig hebben. Uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor contact over het lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan, voor de verstrekking van de door u aangevraagde informatie, het toesturen van het tijdschrift of het afhandelen van de van u verkregen informatie:

uw naam en e-mailadres worden gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over de in het kader van het lidmaatschap door de organisatie georganiseerde diensten, activiteiten en nieuwsbrieven, tenzij u hebt aangegeven deze e-mails niet te willen ontvangen;

uw naam en bankrekeningnummer worden in de boekhouding middels internetbankieren gebruikt om betalingen, bijvoorbeeld van het lidmaatschapsgeld af te wikkelen;

uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor onze ledenlijst. Deze ledenlijst is alleen te raadplegen door de bestuursleden betrokken bij de ledenadministratie, boekhouding en automatisering;

uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres kunnen gebruikt worden voor een deellijst, als u actief bent in een werkgroep. Een dergelijke lijst wordt desgewenst ter beschikking gesteld aan de leden van betreffende werkgroep en het bestuur;

uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres kunnen gebruikt worden voor een overzichtslijst bij deelname aan een excursie of andere activiteit. Deze lijst wordt alleen ter beschikking gesteld aan diegene, die namens onze Heemkundekring deze groep begeleidt;

geslacht wordt alleen gebruikt in combinatie met de naam ter bepaling van de aanhef (de heer/mevrouw);

uw naam als donateur wordt alleen gebruikt in nieuwsbrieven, tijdens activiteiten of andere media (zoals de website) na uw uitdrukkelijke toestemming.

Hoe lang we gegevens bewaren
De organisatie verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens gedurende de duur van het lidmaatschap en tot maximaal een jaar na afloop van dit lidmaatschap. Direct na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal de organisatie de persoonsgegevens vernietigen en/of anonimiseren, tenzij zij op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen uitsluitend deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven.

De organisatie verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens gedurende de duur van het lidmaatschap en tot maximaal een jaar na afloop van dit lidmaatschap. Direct na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal de organisatie de persoonsgegevens vernietigen en/of anonimiseren, tenzij zij op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen uitsluitend deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven.

Delen met anderen
Heemkundekring De Vrijheijt van Rosendale verstrekt uw persoonsgegevens nooit aan derden. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Bijvoorbeeld voor de mailing. Heemkundekring De Vrijheijt van Rosendale blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar secretaris@heemkundekringroosendaal.nl  of schriftelijk kenbaar maken bij het secretariaat.
Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Heemkundekring De Vrijheijt van Rosendale zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken op uw verzoek reageren.

Foto’s en beelden van excursies en activiteiten op de website   
Op de website wordt onder Activiteiten bij Excursies en Evenementen een selectie van foto’s geplaatst, die een beeld geven van deze activiteiten. Deelnemers aan deze activiteiten stemmen er voorshands mee in, dat zij mogelijk herkenbaar in beeld komen op de website. Indien u bezwaar maakt tegen plaatsing van een foto, kunt u dit kenbaar maken via secretaris@heemkundekringroosendaal.nl .Dan zal de foto verwijderd worden.

Foto’s, afbeeldingen en persoonsgegevens opgenomen in ons tijdschrift 
Indien vereist conform de AVG en het auteurs- en portretrecht zorgt de redactie, dat de schriftelijke toestemming tot publicatie vooraf verkregen wordt.

Website: Bezoekgegevens in kaart brengen
Via de website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden. In dit kader kan met name het IP-adres van uw computer, het tijdstip van opvragen en de gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt, worden geregistreerd en gebruikt voor het optimaliseren van de website. Wij proberen deze gegevens zo veel mogelijk te anonimiseren. Ook deze gegevens worden niet aan derden verstrekt. Wij gebruiken geen cookies.

Beveiliging
De bestuursleden en werkgroepleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Alle personen die namens Heemkundekring De Vrijheijt van Rosendale van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding ervan. Heemkundekring De Vrijheijt van Rosendale neemt daarnaast passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan direct contact met ons op. Zie de eerdergenoemde contactgegevens.

Klachten      
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl

Wijzigingen
Het Privacybeleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website en Nieuwsbrief bekend gemaakt.

juni 2018 versienummer 1.0